Empfang im Unternehmen entlasten mit Self-Check-in

Besucherdaten aufnehmen, Ansprechpartner informieren, Sicherheitsunterweisungen durchführen und Besucherausweise ausgeben: Am Empfang eines Unternehmens fallen viele wiederkehrende Aufgaben an. Gerade zu Stoßzeiten entstehen dadurch schnell Wartezeiten. Ein digitaler Self-Check-in für Besucher kann den Empfang entlasten und den Anmeldeprozess deutlich vereinfachen.

Warum der Empfang in Unternehmen schnell zum Engpass wird

Der Empfang ist häufig der erste persönliche Kontakt eines Besuchers mit einem Unternehmen. Gleichzeitig müssen dort zahlreiche organisatorische Aufgaben erledigt werden:

• Besucherdaten prüfen und erfassen
• Voranmeldungen suchen
• Ansprechpartner informieren
• Sicherheitsunterweisungen durchführen oder bestätigen
• Datenschutz- oder Geheimhaltungserklärungen bearbeiten
• Besucherausweise ausgeben
• Check-in und Check-out dokumentieren

Treffen mehrere Besucher gleichzeitig ein, steigt der Aufwand schnell. Viele dieser Tätigkeiten sind jedoch standardisierbar. Ein digitales Besuchermanagement kann sie automatisieren.

So funktioniert der Self-Check-in für Besucher

1. Besucher vorab registrieren

Der zuständige Mitarbeiter erfasst den geplanten Besuch im Besuchermanagement-System und versendet eine Einladung per E-Mail. Diese kann beispielsweise einen Link zur Online-Registrierung, eine Geheimhaltungserklärung oder eine Sicherheitsunterweisung enthalten. Notwendige Schritte können dadurch bereits vor der Anreise erledigt und dokumentiert werden.

2. Am Terminal identifizieren

Bei der Ankunft startet der Besucher den Check-in selbstständig am Terminal. Die Identifikation kann beispielsweise über einen QR-Code, einen persönlichen Code oder eine vorhandene Registrierung erfolgen. Bereits hinterlegte Daten müssen dadurch nicht erneut erfasst werden.

3. Voraussetzungen automatisch prüfen

Das System erkennt, welche Schritte für den jeweiligen Besuch erforderlich sind. Dazu können beispielsweise gehören:

• Bestätigung persönlicher Angaben
• Datenschutzinformationen
• Sicherheitsunterweisungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen
• Identitätsprüfung
• notwendige Freigaben

Welche Anforderungen gelten, kann abhängig von Besuchergruppe, Standort oder Besuchszweck festgelegt werden.

4. Ansprechpartner informieren

Nach erfolgreichem Check-in wird der zuständige Ansprechpartner automatisch über die Ankunft seines Besuchers informiert. Ein zusätzlicher Anruf durch den Empfang ist nicht erforderlich.

5. Besucherausweis ausgeben

Ist der Check-in abgeschlossen, kann – abhängig von der eingesetzten Hardware – direkt am Terminal ein Besucherausweis erstellt werden. Der Besucher ist eingecheckt und seine Anwesenheit im System dokumentiert. Bei gut vorbereiteten und vorab registrierten Besuchern kann der gesamte Check-in so in weniger als einer Minute abgeschlossen sein.

Mehr als ein Check-in-Terminal

Ein digitales Besuchermanagement endet nicht am Empfang. Über Schnittstellen lässt sich das System in bestehende Unternehmens- und Sicherheitsinfrastrukturen integrieren. So können beispielsweise Türen, Tore, Schranken oder Vereinzelungsanlagen angebunden und Zutrittsberechtigungen automatisch vergeben werden. Auch eine Kennzeichenerkennung kann integriert werden, sodass vorab registrierte Fahrzeuge bei der Einfahrt erkannt und entsprechende Prozesse automatisch ausgelöst werden. Dadurch wird aus dem Self-Check-in ein durchgängiger Besucherprozess – von der Zufahrt auf das Gelände bis zum Check-out.

Self-Check-in mit CheckBox

Mit CheckBox lassen sich Besucherprozesse vom ersten Kontakt bis zum Check-out digital abbilden. Besucher können vorab registriert und bei ihrer Ankunft selbstständig am Terminal eingecheckt werden. Je nach Prozess lassen sich unter anderem Sicherheitsunterweisungen, Identitätsprüfungen, Freigaben und die Ausgabe von Besucherausweisen integrieren. Alle relevanten Prozessschritte werden zentral gesteuert und nachvollziehbar dokumentiert. So entsteht nicht nur ein schnellerer Check-in, sondern ein durchgängiger digitaler Prozess für Besucher, Fremdfirmen und weitere externe Personen.

Fazit: Empfang entlasten mit digitalem Besuchermanagement

Ein Self-Check-in kann den Empfang im Unternehmen deutlich von administrativen Routineaufgaben entlasten. Der größte Nutzen entsteht, wenn Voranmeldung, Unterweisungen, Freigaben, Check-in und Anwesenheitsinformationen in einem durchgängigen Prozess miteinander verbunden werden. So werden Wartezeiten reduziert, Mitarbeitende entlastet und Besucher professionell empfangen. 

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